Wanneer je iets hebt om mede te delen of iets wilt vieren kun je daar een evenement van maken. Om dit tot een succes te leiden kan je vast wel een aantal tips gebruiken om je op weg te helpen. Er komt namelijk best wel wat kijken bij het organiseren van een evenement die onvergetelijk was.
Ondanks dat het best uitdagend kan zijn is het erg leuk om een evenement te organiseren. Het gaat immers om het eindresultaat die je aanlevert wanneer de gasten komen. Het is dan ook belangrijk om alles met een reden en/of plan neer te zetten. Om deze redenen plaatsen we deze blog om je op weg te helpen hiermee.
Budget
Het budget heeft een grote invloed op het evenement. Wanneer je 1000 man wilt uitnodigen, maar je hebt geen budget om hier alles voor in te kopen houdt het snel op. Het is belangrijk om eerst te kijken naar je doelstelling van het evenement en te kijken wat je doelgroep belangrijk zal vinden wanneer ze daar op het evenement zijn. Om een goed overzicht te maken van je budget kun je dit makkelijk doen in een excel bestand. Je kunt op die manier alle kosten en uitgaven onder elkaar plaatsen. Het is het beste om alles te splitsen in verschillende onderwerpen. Doe bijvoorbeeld niet het budget eten & drinken noemen maar apart. Zo heb je een kostenpost eten en een kostenpost drinken, waardoor het makkelijker is om in te schatten wat je waar aan moet uitgeven.
Noteer alles wat geld gaat kosten voor het evenement. Je kunt denken de locatie, transport, personeel, inkopen en bijv. tentenverhuur. Doe dit in details uitwerken zodat je alles kan bijhouden in je excel bestand.
Tip: bij tenten verhuur Eindhoven, verhuren ze tenten speciaal voor evenementen. Dit bieden ze in alle soorten en maten aan, denk aan: pagode, Alu-frame, transparante en etagetenten.
Plan van aanpak
Voor sommigen is het vanzelfsprekend en voor anderen is dit iets heel ongebruikelijks; een plan van aanpak. Wanneer je de organisatie vanaf het begin gestructureerd aanpakt heb je al een grote voorsprong. Je kan een plan opstellen door een checklist op te stellen. Deze ga je helemaal af en tijdens het proces kom je ook nog achter dingen die je moet toevoegen of weghalen. Zo houd je het overzichtelijk en wordt het makkelijk om een overzicht te krijgen van alles wat er nog moet gebeuren. Met een plan van aanpak begin je meestal met het vaststellen van: De doelstelling van het evenement, Wie komen er?, Wat mag het kosten?, Data, Locatie, Eten & Drinken en marketing.
Datum en tijd
Het is niet handig om een evenement op een willekeurige datum te prikken. Het is namelijk een grote kans dat je het op een verkeerde moment kiest, zo zijn er namelijk nog een hele hoop anderen die een evenement organiseren waar mensen naartoe gaan.
Je moet letten op de andere evenementen wanneer het gaat om datum en tijdstip. Het gaat wel alleen om de evenementen die gelijk zijn aan het gene wat jij als evenement te bieden hebt. Denk ook aan sport, dit is voor veel mensen belangrijk. Zo kun je veel bezoekers mislopen wanneer Nederland moet spelen met bijv. het EK. Daarnaast is het ook belangrijk om te kijken naar de leveranciers. Deze kunnen in bepaalde periodes minder leveren en dit kan ten koste gaan van jouw evenement. Zorg voor een rustig moment of probeer van te voren goede afspraken te maken met de leveranciers, zodat je zeker genoeg te bieden hebt aan de gasten.